Para mesa 4

Viene un mutualista contando una extraña historia de un visado de un medicamento que no cuadra. La receta que trae es de entidad privada (no nuestra) y Antonia o Carmen ponen cara de no saber de que les habla. Esto va a ser un medicamento de Dispensación Hospitalaria sin Cupón Precinto (DHSCP)

Solicitud

Le das la solicitud, está ahí abajo para descargar y encima de la mesa de Toñi.

Mientras la rellena le pides el informe médico y el número de DNI o el de afiliación.

Le preguntas si es la primera vez.

Solicitud

Informe médico

Lo usamos para comprobar que el mutualista está en entidad privada y el médico que lo firma también está en la misma.

Aprovechamos y lo leemos, tiene que tener el diagnóstico, el tratamiento y la posología. Le pasa esto, vamos a darle esto tantas veces al día.

Otra vez la solicitud

Le recogemos la solicitud, comprobamos que ha puesto en que hospital le van a dar la medicación, un número de móvil y un email.

Le explicamos que cuando aprueben el tratamiento (en un par de días) les llegara un mensaje a él y al hospital. Que de todas formas llame al hospital antes de ir por si no hay existencias.

Recapitulando

La solicitud con hospital, teléfono y email

El informe médico con médico del concierto, diagnóstico, tratamiento y posología

Y ya que estamos siendo eficientes nos lo dais a Toñi o a mí (siempre mucho mejor a Toñi, eh?)

PARTE DE HORMIGUICAS

LLEGA UNO NUEVO

Primero los pasos de mesa 4, se comprueba que el mutualista es de entidad privada, se comprueba que el médico que ha firmado el informe es de la misma entidad y está en el concierto. Para coger las renovaciones tienen que quedar menos de 15 días de validez.

Se comprueba que el informe lleva diagnóstico, tratamiento y posología.

Se comprueba que ha rellenado la solicitud con email, teléfono móvil y nombre del hospital.

Se escanean por separado el informe y la solicitud, se guardan en T > Farmacia – FDH > Documentos escaneados > año. El informe en informes, la solicitud en solicitudes con el nombre del mutualista – medicación

EN FDH

Donde están las apps se abre FDH. Se comprueba con el número de afiliación que no tiene otro abierto.

Si tiene otro con otra medicación, se ignora.

Si tiene otro con la misma medicación que caduca en menos de un par de semanas se graba como renovación y se apunta el número del antiguo.

Si tiene otro con la misma medicación al que le queda más se comprueba si tiene algún cambio de posología y si lo tiene se adjunta el informe al tratamiento y se tira la solicitud a la porra.

empezar

Se marca nuevo, el botón verde.

RENOVACIÓN O NUEVO

Se abre una ventana nueva y lo primero que hay que hacer es marcar si es una renovación, si es nuevo no hay que marcar nada que sale por defecto.

DATOS

Se van rellenando todos los datos, la fecha de la solicitud, la del informe, el hospital, el paciente, el médico que firma el informe…

HOSPITAL, PACIENTE

Se abren en ventana nueva, con el paciente hay que tener cuidado porque si no marcas guardar cuando rellenas movil y email no se guardan. Para que salga se pone el número de afiliación completo y se marca SIGMA

medico

También en ventana nueva.

Medicamentos y principios activos

En el + pones el nombre y se abre una ventana con todo lo que hay Si viene el principio activo solo, pues se graba solo, si viene solo el nombre comercial se le graba ese y también el principio activo.

Si hay que marcar más de uno hay que pulsar selección múltiple o se queda solo con el último marcado.

Se graba y se apunta el número de tratamiento en la solicitud. Si es una renovación se apunta en las observaciones «renovación del tratamiento xxxxxx»

Se guarda en la carpetica verde y se queda ahí mientras trabajan las mentes pensantes. Madrid autoriza y pone la fecha de dictamen (autorización) y la de finalización del tratamiento. Maravillas hace y firma la resolución. Jose Luis nos trae la resolución (2 veces) y la solicitud y el informe médico.

Viene la resolución. Se saca todo de la carpeta y se grapa con una resolución delante. La otra resolución se deja suelta que es para mandársela al mutualista. Se marca con fluorescente la fecha de finalización y se pone delante con un clip. Se lleva a registro. Las Desestimadas vienen registradas por defecto así que nos lo saltamos

Se llevan las hojicas a la carpeta de certificados para que salgan por correo certificado cuando se hayan registrado la copia del mutualista y la nuestra.

Listado

Está ordenado por número de afiliación

En la carpeta T:Farmacia – FDHControl expedientes FDH está el listado para añadir el tratamiento.

En T:Farmacia – FDHCarpetas – carteles expedientes se busca la carpeta de tratamiento y se rellena y se imprime.

Se va uno a FDH y busca el tratamiento

Se hace una impresión de pantalla, se pega en Word y se rellena con la fecha del informe, el nombre del medicamento, la posología y la duración . Las dispensaciones cuando vengan las facturas añadiéndole al lado hasta cuando tiene que durarle. Cuando son comprimidos se sacan las cuentas también pero hay que esperar a ver de cuantos comprimidos son las cajas que les dan.

Cuando tenemos todo esto y la copia registrada de la resolución lo metemos en el archivo de detrás de Toñi por orden

Las FACTURAS. Un mundo aparte.

REGISTRO. REORGANIZACIÓN. SUBIDA. APROBACIÓN.

Esto es una murga espantosa, iremos poquico a poco.

Llegan facturas

Las más liosas (porque son más) son las de La Vega. Ahora el zagal, que es buena gente, trae el archivo en un pendrive.

Se guarda, se separa por hojas, se abren todas las hojas y se van guardando en una carpeta con número de factura y _D (dispensación) o _F (factura). Cuando se ha acabado con el montón habrá algunas que tengan D y D2, esas se unen porque son las dispensaciones con autorización, o las dispensaciones dobles.

Abrimos Geiser y vamos al registro de entrada. El primero es el más coñazo porque hay que meter los datos del Hospital.

Nuevo

El órgano de salida, nosotros. Se añade interesado para la entrada y se meten los datos del Hospital.

resumen asunto

Recibida factura y el número de la factura (así lo ves luego fuera).

tipo de asunto

Factura y se pone el número de la factura, la fecha y la cantidad total

Tipo de transporte

En mano

Añadir documento

Le damos dos veces. Una para la dispensación y otra para la factura. Se nos quedan dos apartados para rellenar.

Subir anexo

Se le da al botón del primero y se busca en la carpeta el archivo correspondiente, yo pongo primero la dispensación y luego la factura porque sale antes .

validez del documento

Copia electrónica auténtica

metadatos

Origen: ciudadano

Tipo de documento: Acuse de recibo la dispensación y factura la factura

Se repite desde Subir anexo para el segundo archivo y cuando se acaba se le da al boton «Registrar y enviar». Para hacer la siguiente no se le da a nuevo sino a copiar asiento desde la bandeja de entrada y así te ahorras meter los datos del hospital, tienes que empezar cambiando los datos del asunto y ya los de la factura.

ACABAMOS!!! BIEEEEN

Venga ya, alma de cántaro. Esto no ha hecho más que empezar

Descargas, extracciones. Organización

Borramos todos los archivos que eran una hoja suelta de la carpetica

De registrar si que hemos acabado (Gracias por los pequeños favores). Ahora tenemos una lista en el registro de entrada, nos vamos al primer asiento, copiamos el nombre de la factura, le damos a ver detalle, bajamos hasta los adjuntos y pulsamos descargar todos con CSV, le cambiamos al archivo el nombre por el que acabamos de copiar de la factura y salimos de ese asiento. Nos vamos al siguiente y hacemos lo mismo y así hasta que hemos descargado todos los archivos.

Nos vamos a la carpeta donde hemos guardado todos. Empezamos a extraer los archivos. Podemos extraerlos en la misma, yo prefiero en otra que parece que me aclaro más. Cuando tenemos todos extraidos, volvemos a tener una carpeta llena de archivos XXX_D y XXX_F, además están los justificantes pero los borramos directamente.

Ahora si que hemos acabado con el registro y la organización desde el ordenador. Lo siguiente será organizar los papeles físicos y ir grabando las dispensaciones.

Y ahora les toca a los montones de papeles.

Abrimos FDH y colectivos.

Vamos buscando en Colectivos el número de afiliación de cada mutualista con el número de DNI que viene en la factura

En FDH metemos el número de afiliación y vamos poniendo detrás de la factura el número de tratamiento en lápiz (cuando un tratamiento es renovación de otro y la fecha de comienzo está muy cerca de la de la factura, comprobamos el tratamiento cerrado y si entra por fecha le asignamos la factura al cerrado. ¿porqué? pues vaya usted a saber pero es así).

En el listado vamos apuntando el número de tratamiento también al lado del número de factura

Grabar las facturas

Primero las ordenamos todas por número de tratamiento de forma que las primeras sean las últimas. Lo de ordenarlas lo primero es por si hay varias facturas del mismo tratamiento no liarnos con el número de dispensación. Sería mejor ordenarlas así, poner el número de dispensación y volver a ordenarlas por facturas para que sea más fácil el flujo de subidas pero eso implicaría ordenarlas tres veces y es un poco excesivo.

Empezamos por una punta, ponemos el número de tratamiento en FDH, desplegamos las dispensaciones, comprobamos por fecha de dispensación que número le corresponde a la factura que tenemos y se apunta en lápiz arriba a la derecha.
Botón nueva dispensación, se van introduciendo datos, la fecha de la dispensación (no es la de la factura), se adjunta el archivo «número de la factura_D», se abre y se comprueba que es la correcta y que el CN es el mismo en la factura y la dispensación. Con la dispensación en pantalla y la factura en la mano comprobamos que el número de albarán, el código del medicamento y el número de envases son los mismos y que la dispensación lleva la fecha correcta y tiene firma del paciente y del farmaceútico o responsable. Si hay una autorización porque recoje alguien que no es el paciente comprobamos que la fecha es anterior o igual a la de la dispensación y que coincide la persona autorizada con la que recoge.
Se marca la medicación que corresponde y se añade el número de envases, si solo está el genérico pues el genérico. Si no está exactamente el número que tenemos en la factura, se apunta aquí el genérico y ya se introducirá el otro en la factura. También la cantidad de envases.
En observaciones se apunta el número de dispensación que hemos puesto en la factura en lápiz añadiendo º dispensación. Es para lo mismo que en el registro, para verlo desde fuera en el listado sin tener que abrirlos todos. (Pues si están en orden.. No seas tan listo, Josemari, que a veces mandan facturas de después antes y a veces rechazamos facturas y ya no mantienen el orden).

Guardamos la dispensación y pulsamos factura.
Se abre la ventana de factura, adjuntamos el archivo «número de la factura_F» lo abrimos para comprobar que es el mismo
Elegir hospital (ventana nueva) se busca en el desplegable (en el caso de La Vega salen dos y hay que marcar el que se llama La Vega solo), elegir. Se cierra esa ventana y vuelves a la de factura.
Se apunta el número de la factura, la fecha de la factura (ahora si :D)
Si solo había genérico en la ficha de dispensación o no correspondía la medicación de la factura con ninguno de los grabados ahora es el momento de añadirlo. Se añade con CN
Se meten los números que pide que no me acuerdo como se llaman y han apagado el ordenador (¡Malditos roedores!). base imponible y impuestos? Algo así. La cantidad que sale de sumarlas y la que da abajo la sección del medicamento tienen que coincidir. El programa permite una variación de hasta un euro por factura.
Guardamos la factura. Cerramos la factura y cerramos la dispensación
Papelico factura nuevo, ale a empezar otra vez.
Así todas, cuando acabemos nos vamos a la carpeta de archivos, seleccionamos todos los que acaban en _D y los movemos a Dispensaciones y luego los que acaban en _F y los llevamos a Facturas.

Aprobar las facturas

Vuelta al montón otra vez, ahora nos traemos también los expedientes a los que correspondan las facturas.

Sacas el expediente de la factura que tienes en la mano
Compruebas en Colectivos que el paciente está de alta y es de Entidad Privada
Aprovechas y miras la caducidad de todos los expedientes que tienes en la mesa, si alguno ha caducado se apunta en el listado de control y se lleva al archivo.
Buscas el tratamiento en FDH
Abres la dispensación que sea y compruebas que los datos son correctos, que haya firma del farmaceútico y el nombre del paciente.
Abres la factura, compruebas y si todo está bien se aprueba y se graba.
En la hojica con la impresión de pantalla se rellena:
Número de dispensación: en lápiz que a veces hay que cambiarlo
Fecha de la dispensación
Número de la factura
Fecha de la factura
Número de envases
En lápiz cuando le tocaría otra vez en función de la posología siempre usando la fecha más tardía de las posibles (la que le tocaba o la que ha usado)
Se vuelve a colocar la factura en el montoncico
Si todo está mal (o algo) se apunta en la hojica también y en la ventana de dispensación que pasa de XXº dispensación a XXº dispensación – rechazada. En la ventana factura se rechaza, se despliega el motivo y si no está se escoge otros y en la caja de escribir lo que sea que le pase.
Se saca una lista con todas las aprobadas y se puntea comprobando importe, nº de factura y fecha. Entonces Madrid aprueba esa dotación y Antonio paga. Hay que esperar a que Madrid mande un mensaje con los dineros y comprobar que coinciden con nuestros dineros y entonces se guardan las facturas en sus expedientes.
Arriba del todo en FDH HAY PESTAÑAAAS!!!!

AHORA SI!!!

Facturas Rechazadas

Se le da al sobre, se imprime la carta 2 veces y se le da al email para notificar al hospital.

Se hace copia de la factura y de la dispensación
Una carta se grapa delante de los originales y la otra detras de las copias
Se manda a registro de salida (los de la Vega de Murcia salida con recogida en mano, el resto salida con correo certificado).

El papelito rosa se rellena así y luego es más fácil encontrarlo (lleva número de tratamiento y de factura)

Naaah, esto es ya legado, los papelitos rosas murieron.

Cuando vuelven del registro, los de la Vega se guardan originales y copias en una carpeta de Toñi (La Vega Pendientes) y las demás:

Originales en el sobre para el hospital
Copias en su expediente

Cuando viene Victor se le dan los originales y se le hace firmar, poner fecha y DNI en la copia, que guardamos entonces en el expediente

La he cagado, no habia que rechazarlas

A veces, Victor contesta al correo de os devolvemos estas facturas que están maaaal y cuando contesta es porque tiene razón y si la tiene se le da.
Pues nada, se borra la factura, se modifica la factura y se aprueba

Cuentas absurdas del todo

En total y contra toda lógica, suponiendo que fueran 100 facturas (siempre son más) antes de empezar con el trabajo real de Farmacia, grabar las facturas y aprobarlas has hecho